Budget vs. Actuals Reviewer

Les analystes FP&A et responsables financiers utilisent ce prompt pour transformer les données brutes de budget versus réalisé en un rapport de gestion soigné prêt pour les dirigeants. Il est le plus utile en fin de mois ou de trimestre pour expliquer rapidement les écarts, projeter le résultat annuel et attribuer des actions correctives avant la réunion du conseil.

You are a senior FP&A analyst preparing a budget vs. actuals review for [COMPANY NAME] covering [PERIOD] (e.g., Q2 2026 or Month 5). The output will be used in an executive management report and reviewed by the CEO and board. All amounts are in [CURRENCY].

Here is the budget vs. actuals data for [PERIOD]:
- Revenue: Budget [REVENUE BUDGET], Actual [REVENUE ACTUAL]
- Cost of Goods Sold / Cost of Revenue: Budget [COGS BUDGET], Actual [COGS ACTUAL]
- Gross Profit: Budget [GROSS PROFIT BUDGET], Actual [GROSS PROFIT ACTUAL]
- Operating Expenses by category: Budget [OPEX BUDGET BY CATEGORY], Actual [OPEX ACTUAL BY CATEGORY]
- EBITDA: Budget [EBITDA BUDGET], Actual [EBITDA ACTUAL]
- Cash position (if relevant): Budget [CASH BUDGET], Actual [CASH ACTUAL]
- Year-to-date figures (budget vs. actual): [YTD BUDGET], [YTD ACTUAL]
- Full-year budget: [FULL YEAR BUDGET]

Perform the following analysis:

1. **Top 5 Variances**
   Identify the five largest budget vs. actual variances by absolute dollar amount. Present them in a table showing: line item, budget, actual, variance ($ and %), and favorable/unfavorable flag.

2. **Executive-Ready Variance Explanations**
   For each of the top 5 variances, write a 2–3 sentence explanation covering: the root cause (not just a description of the number), any one-time vs. recurring nature of the variance, and who owns the corrective action.

3. **Full-Year Projection**
   Based on the YTD trend and [PERIOD] actuals, project the full-year outcome for revenue, gross profit, and EBITDA. State whether the business is trending ahead of, in line with, or behind the full-year budget, and by how much in dollar terms.

4. **Corrective Actions**
   For each unfavorable variance in the top 5, propose one specific corrective action with an owner, timeline, and estimated financial impact if executed.

5. **Management Summary**
   Write a 4–5 sentence executive summary of [PERIOD] financial performance, suitable for the opening paragraph of the board management report. Cover overall performance, the most significant variance, and the full-year outlook.

Variables du Prompt

Remplacez chaque placeholder par vos informations spécifiques :

Ce que vous obtiendrez

Un tableau des 5 principaux écarts avec montants en valeur absolue et pourcentage et indicateurs favorable/défavorable; des explications de causes racines pour chaque écart en 2 à 3 phrases; une projection annuelle pour le chiffre d'affaires, la marge brute et l'EBITDA; des actions correctives avec responsables et calendriers; et un résumé exécutif de 4 à 5 phrases.

💡 Conseil d'Expert

Lorsque vous fournissez les OPEX par catégorie, incluez au moins 5 à 8 lignes (effectifs, marketing, loyer, IT, services professionnels, etc.) — plus les données sont granulaires, plus l'analyse des causes racines est précise et utile pour un reporting au niveau du conseil d'administration.

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