Traitement Automatise des Factures avec Claude et Make

Automatisation de la Comptabilité

Intermediaire2-3 heuresFaible

MakeClaude (Anthropic API)QuickBooks OnlineGmail

Reponse Rapide

Connectez Gmail a Make, utilisez Claude pour extraire les donnees des factures a partir des PDF, et creez automatiquement des brouillons de factures dans QuickBooks. La revision humaine intervient a la fin avant la publication. Comptez 2 a 3 heures pour l'installation, puis le workflow fonctionne automatiquement.

Le Probleme Resolu

Les equipes financieres passent des heures chaque semaine a saisir manuellement les donnees des factures dans les systemes comptables. Ce workflow reduit cette tache a une revision et approbation qui prend quelques minutes au lieu d'heures.

A Propos de ce Workflow

Ce workflow elimine la saisie manuelle des donnees de facturation en connectant votre boite de reception email a QuickBooks via un pipeline alimente par IA. Lorsqu'une facture fournisseur arrive par email, Make se declenche automatiquement, extrait la piece jointe PDF, l'envoie a Claude pour une extraction structuree des donnees et cree un brouillon de facture dans QuickBooks pour revision et approbation humaine. Le workflow gere differents formats de factures de divers fournisseurs sans necessite de configuration de modele pour chacun.

Outils Requis

MakeAutomatisationVoir sur Finatune Visiter le Site Web

Claude (Anthropic API)Moteur IAVoir sur Finatune Visiter le Site Web

QuickBooks OnlineSortieVoir sur Finatune Visiter le Site Web

GmailSource de DonneesVisiter le Site Web

Plan Pas a Pas

Creer un scenario Make avec declencheur Gmail

Make

Dans Make, creez un nouveau scenario. Ajoutez un module Gmail Watch Emails configure pour surveiller votre boite de reception des comptes fournisseurs pour les emails avec pieces jointes PDF.

Extraire la piece jointe PDF

Make

Ajoutez un module Make pour telecharger la piece jointe de l'email. Filtrez pour ne traiter que les fichiers PDF afin d'eviter les pieces jointes non liees aux factures.

Envoyer le PDF a Claude pour extraction

Claude

Ajoutez un module HTTP dans Make pour appeler l'API Claude. Envoyez le PDF en tant que document encode en base64 avec une instruction demandant a Claude d'extraire le nom du fournisseur, le numero de facture, la date, les lignes, les montants et les conditions de paiement au format JSON structure.

Utiliser ce prompt →

Analyser la reponse de Claude

Make

Ajoutez un module Make JSON Parse pour convertir la reponse JSON structuree de Claude en champs de donnees individuels que Make peut mapper aux champs QuickBooks.

Creer un brouillon de facture dans QuickBooks

QuickBooks Online

Ajoutez un module QuickBooks Online Create Bill dans Make. Mappez les champs extraits de la reponse de Claude aux champs correspondants de QuickBooks. Definissez le statut sur Brouillon pour qu'un humain revise avant la publication.

Envoyer une notification Slack pour revision

Slack

Ajoutez un module Slack Send Message pour notifier votre equipe financiere qu'un nouveau brouillon de facture est pret pour revision. Incluez le nom du fournisseur et le montant dans le message.

Estimation des Couts

$19-50/mois

Plan Make Pro a partir de $16-19/mois en annuel. Couts API Claude variables selon le volume de factures - environ $0.01-0.05 par facture aux tarifs standards. Abonnement QuickBooks Online requis separement.